SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Para esta semana ustedes tienen pautada el comienzo del ciclo de exposición en sistemas de información, les quiero dejar acá un aporte para todos los equipos, en cuanto a los temas de las mismas.Deben analizar la información suministrada, y realizar un buen resumen que contenga cada punto que les corresponde, cada equipo realizará su presentación mediante un mapa mental, conceptual, Mandala, o cualquier recurso que consideren adecuado, todos los integrantes deben participar,recuerden que la responsabilidad es sumamente importante a la hora de evaluar, se tomará en cuenta los siguintes aspectos:

Dominio del tema: No es una lectura, analicen el material y traten de no sacar notas para leerlas en la exposicion, recuerden que nos preparamos para el próximo año, Dios mediante, desempeñarnos en el área laboral, debemos vencer el miedo escénico y cualquier otro obstáculo
Material de apoyo: laminas, tripticos (por equipos
)Dominio de escena: Esta parte será muy importante al igual que las otras, debido a que como próximos Técnicos medios en informática y próximos universitarios, deben manejar la forma de dirigirse y comportarse durante una exposición, como sugerencias les dejo: tener un tono de voz adecuado, no realizar gestos de nerviosismos(risas, taparse la cara con las manos u otros objetos, entre otras), tratar de hacer llegar en forma clara, lo que quieres transmitir, no utilizar términos cuyos significados desconozcas, tratar de realizar gestos y desplazamientos adecuados al momento de la exposición, tener una postura y una imágen agradable(buena presentacion personal), hacer participar a tus compañeros durante tu exposición.
Apoyo grupal y Responsabilidad: Por favor venir bien preparados y asistir a las exposiciones, si son un equipo, por el hecho de que uno o algunos del equipo no puedan asistir(con justificación) no significa que el resto no vaya a cumplir su obligación,esto es parte de sus responsabilidades, cuando un tema está bien explicado se nota el apoyo que hay en el equipo, si ves que tú compañero se traba al dar la explicación puedes pedir permiso para intervenir y aclarar dudas, tambien tiene que ver esto con el respeto que le mostremos a los demás compañeros a la hora de su exposición, no se saboteen ustedes mismos.
Nota: Vendran Preparados para exponer 3 equipos los dias lunes y recuerda no te compares con nadie, tú al igual que los demás eres único e irrepetible, da lo mejor de ti, que tu esfuerzo será recompensado

Sistemas de información

Exposición 1

Cuando se piensa sobre el porqué del uso de computadoras en las empresas, la respuesta parece bastante obvia, para registrar los eventos que se van sucediendo. Sin embargo existe un motivo aún más importante y no tan obvio, y es que la información puede usarse para respaldar la toma de decisiones. Sin importar el tamaño de una empresa u organización, la conducción exitosa de la misma estará dramáticamente influenciada por la precisión de sus registros y la adopción de decisiones acertadas.
Los enlaces de comunicación y las bases de datos permiten el acceso a recursos de información que están más allá de la inmediatez física, sobrepasando las limitaciones geográficas. Las computadoras permiten la utilización de masas de información las cuales, no eran concebibles hasta hace algunos años. Pero no sólo basta la disponibilidad de la cantidad de información, se trata de contar con información de calidad. Los sistemas de información basados en computadoras no sólo son capaces de suministrarnos información de calidad y oportuna, sino que también pueden respaldar la toma de decisiones.

Sistemas organizacionales Conceptos.

En un sentido amplio, un sistema es un grupo de componentes interrelacionados trabajando juntos con un objetivo común. Así, por ejemplo, los habitantes de un país viven inmersos en un sistema económico en el que se llevan a cabo actividades de intercambio de bienes y servicios, con la finalidad de obtener algún beneficio de tales intercambios. Cualquier organización puede ser concebida como un sistema. Una compañía, por ejemplo, posee componentes (mercadotecnia, manufactura, ventas, investigación, distribución, contabilidad y personal) los cuales trabajan juntos para obtener utilidades que beneficien tanto a sus empleados, como a sus accionistas.

Un sistema de manufactura

Cada uno de estos componentes, es a su vez un sistema en si mismo. Todo sistema organizacional cuenta con una entidad abstracta denominada sistema de información. Este sistema es el medio que permite a los datos, fluir entre los diferentes departamentos o personas que integran la organización.

Sistemas organizacionales.

Las organizaciones están formadas por muchos sistemas, cada uno con sus propias características, que a su vez son similares en sistemas del mismo tipo. Por ejemplo, todos los sistemas manufactureros tienen semejanzas. Su fin común es la producción de bienes que satisfagan la demanda del mercado. Para lograr su objetivo, los sistemas interactúan con su medio ambiente para conseguir la materia prima e implementos, los obreros y el conocimiento para elaborar sus productos.

A su vez los sistemas generan salidas resultantes de su actividad, como productos terminados, desechos y tecnología para la producción. Estos sistemas deben estar bajo control, con la finalidad de mantener su adecuado funcionamiento. Los gerentes y empleados, vigilan el nivel de desempeño y comparan con la producción planificada a fin de aplicar los cambios requeridos, si existiesen diferencias.

Al mismo tiempo los sistemas de fabricación, son subsistemas de otras organizaciones de mayor tamaño, que contienen otros sistemas; como por ejemplo, subsistemas para la obtención de materia prima o de mantenimiento de equipos. Como puede observarse, todos los sistemas comparten características generales. Bajo esta perspectiva, cualquier sistema puede examinarse en este útil y flexible marco de referencia, que permite usar los conceptos de sistemas en cualquier organización en general, y especialmente en el diseño de sistemas de información.

¿Qué es un sistema de información?

Los sistemas de información dentro de una organización, no son algo nuevo. Desde mucho antes de utilizar las computadoras para su automatización, las organizaciones reunían, almacenaban y actualizaban información en el transcurso normal de su actuación diaria. Tanto antes como ahora, los sistemas de información consistían en procedimientos y reglas establecidas para entregar información a los miembros de la organización. Cada una de estas personas, requiere información distinta en la realización de su trabajo, las reglas del sistema indican el tipo, momento, formato y cual es la persona a quien se debería entregar una información específica.

Pero un sistema manual de información puede llegar a ser ineficiente y frustrante, incluso en organizaciones pequeñas. Un sistema de información automatizado o basado en computadoras, es la integración de hardware, software, personas, procedimientos y datos. Todos estos elementos se conjugan, trabajando juntos, para proporcionar información básica para la conducción de la empresa. Esta información hace posible que las empresas lleven a cabo sus tareas con mayor calidad y facilidad.

Los sistemas de información computarizados, además de llevar un seguimiento de las transacciones y operaciones diarias, propias del negocio, sirven de apoyo al flujo de información interno de la organización. La finalidad de los sistemas de información organizacionales es, procesar entradas, mantener archivos de datos relacionados con la organización y producir información, reportes y otras salidas para los usuarios que las necesitan. Puesto que los sistemas de información dan soporte a los demás sistemas de la organización, los analistas de sistemas tienen que estudiar primero el sistema organizacional como un todo y así entonces, poder precisar cuáles son y cómo funcionan los sistemas de información de la organización.

Un sistema de información procesa datos y produce información

En resumen

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

o Concepto 1: Un Sistema de Información es un tipo especializado de sistema que puede definirse de muchas maneras. Un Sistema de Información es un conjunto de elementos o componentes interrelacionados para recolectar (entrada), manipular (proceso) y diseminar (salida) datos e información y para proveer un mecanismo de retroalimentación en pro del cumplimiento de un objetivo.

o Concepto 2: Es el conjunto de recursos que permiten recoger, gestionar, controlar y difundir la información de toda una empresa u organización.

o Concepto 3: Son pasos para lograr minimizar el tiempo y la comunicación entre los departamentos para el mejoramiento de la organización.

Exposición 2
Componentes de un sistema de información.

Las partes básicas de los componentes o atributos de los sistemas de información básicamente son dos, los físicos y los humanos.

Los físicos, como la misma palabra lo dice son aquellos que son las partes como las maquinas, encargadas de el almacenaje, la velocidad del procesamiento, y de lograr mas información Vs. Tiempo en el sistema.

En cambio la parte humana es simplemente la que se encarga de el análisis y de controlar el sistema.

Los sistemas de información dependen de otros subsistemas componentes para poder llevar a cabo las actividades de entrada, proceso, salida, almacenamiento y control que convierten recursos de datos en productos de información. Estos subsistemas incluyen personas, hardware, software, procedimientos y datos. En lo que sigue se detalla sobre cada uno de ellos.

Personas: Un sistema de cómputo involucra una variada gama de personas relacionadas con el mismo, puesto que su construcción, mantenimiento y uso representan una labor con cierto grado de complejidad. Se pueden dividir en dos grandes grupos: Los usuarios finales y los especialistas o profesionales.

Los usuarios finales son aquellos que operan o interaccionan directamente con el sistema a través de una estación de trabajo o incluso, quienes reciben reportes e información generada por el sistema.

Entre los profesionales se encuentran: Los analistas de los sistemas de información, encargados de idear soluciones cuando se requiere un nuevo sistema, actualizarlo, modificarlo o reconstruirlo; los programadores, que crean los programas de cómputo que forman parte de los sistemas de información; los administradores del sistema, encargados de mantener el sistema en buenas condiciones; los capacitadores, que instruyen y preparan a los usuarios para la utilización del sistema.

Hardware: Consiste en los equipos, dispositivos y medios necesarios que constituyen la plataforma física mediante la cual, el sistema de información puede funcionar. Se incluyen aquí, por supuesto, los que permiten las comunicaciones y los enlaces de red. Estos recursos son, por ejemplo, computadoras, monitores, impresoras, disquetes o componentes de almacenamiento de información externos, disco óptico, papel de impresión, cableado de red, y otros.

Software o programas: Son el componente lógico, es decir, los programas, las rutinas e instrucciones que conforman el sistema de información. Se les suele denominar aplicación de sistema de información. Es así como los sistemas de información pueden tener aplicaciones particulares, por ejemplo, para el área de ventas, de contabilidad, de personal o de compras. La aplicación que conforma un sistema de información completo contiene subconjuntos de programas que se encargan de apoyar las distintas actividades propias de la organización.

Componentes de un Sistema de Información

Cuando se habla de sistema de información, las personas suelen pensar que se refiere sólo a la aplicación, al conjunto de programas que la constituye. En general este es el uso convencional y aceptado, pero realmente es sólo una parte, un componente o subsistema como se ha explicado.Datos: Unidades de información que son almacenadas y generadas en el transcurrir de la labor de la empresa. Los datos son almacenados en las denominadas bases de datos o bases de conocimiento.

Exposición 3

ESTRUCTURAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Es simplemente tener los sub-sistemas en orden. Este cabe aclarar es el concepto más simple que hay de la estructura de los sistemas.

Aunque también hay otro concepto como este, podemos estructurar un Sistema de Información como una red de centros de información asociados a las unidades funcionales de la empresa dependiendo de los flujos de datos e información se crea una red de información entre los diferentes unidades funcionales de la organización lo que nos lleva a la estructura de un sistema de información. La estructura vendrá orientada por los siguientes enfoques:

ENFOQUES PARA DISEÑAR SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Existen tres tipos de enfoques para el desarrollo de los Sistemas de Información estos son Independiente, Centralizado y Distribuido. Ahora pasaré a explicarlos viéndolos desde el punto de vista de una organización que es a mi opinión la mas simple.

· Independiente: Cada parte de la organización tiene su propio sistema no depende de los demás sistemas.

· Centralizado: Son equipos, programas y datos que se encuentran centralizados, por citar un ejemplo mas claro como un centro de navegación de Internet, donde una sola PC, es decir el servidor, es la que mantiene a las demás PC's.

· Distribuido: Combinación de los dos anteriores por lo que explotan las ventajas de ambos; poseen una grana base de datos pero se comunican entre sí.

Hay que destacar que el tercer enfoque podría ser el mas optimo, siendo así presentare las ventajas del enfoque distribuido:

· Reducción de costos.

· Confiabilidad.

· Tiempo de respuesta satisfactorio.

· Facilidad de extensión.

Pero no todo es tan fácil este mismo enfoque posee sus defectos:

· Es complejo.

· Administración descentralizada.

· Seguridad de datos difícil de resolver.

· Uniformidad de los recursos (tratar de tener una misma plataforma, pero al tiempo es difícil conseguir los equipos).

· Complejidad para controlar la privacidad, consistencia, integridad respaldo y acceso de los datos.

Exposición 4

Impacto de los sistemas de información.

La implantación y uso de un sistema de información dentro de una organización regularmente desencadena una serie de consecuencias, de las cuales unas son positivas y otras no lo son. A continuación, algunas de las ventajas de contar con un sistema de información y algunos puntos negativos que las organizaciones deben enfrentar al implantar un sistema de información:

Entre las ventajas de la utilización de un sistema de información computarizado:

     • Control más efectivo de las actividades de la organización.
     • Integración de las diferentes áreas que conforman la organización.
     • Integración de nuevas tecnologías y herramientas de vanguardia.
     • Ayuda a incrementar la efectividad en la operación de las empresas.
     • Proporciona ventajas competitivas y valor agregado.
     • Disponibilidad de mayor y mejor información para los usuarios en tiempo real.
     • Elimina la barrera de la distancia trabajando con un mismo sistema en puntos distantes.
     • Disminuye errores, tiempo y recursos superfluos. Permite comparar resultados alcanzados con        los objetivos programados, con fines de evaluación y control.
Entre las desventajas se puede encontrar:

• El tiempo que pueda tomar su implementación.
•La resistencia al cambio de los usuarios. Problemas técnicos, si no se hace un estudio adecuado, como fallas de hardware o de software o funciones implementadas inadecuadamente para apoyar ciertas actividades de la organización.
Categorías de los sistemas de información.

En la medida en que más funciones de las organizaciones se han automatizado, los sistemas de información se han tornado aceleradamente más especializados, dando origen a distintos sistemas de información. Estos sistemas individuales podrían llegar a combinarse para convertirse en componentes o subsistemas del sistema general de información propio de una organización. Los sistemas componen una pirámide, sirviendo de apoyo esencialmente más no es exclusivo, a uno de los niveles jerárquicos conformados por el personal de la empresa. En esencia, se tiene en las organizaciones, tres tipos de sistemas de información especializados.

Exposición 5

Categorías de los sistemas de información organizacionales.

1. Sistema de procesamiento de transacciones: (Registra las operaciones diarias). Estos sistemas permiten a la organización mejorar y mantener un seguimiento o registro de sus operaciones o transacciones rutinarias, cuyos datos son almacenadas en una base de datos. Es por esta razón que también se les llama sistemas de procesamiento de datos. Los datos de las operaciones son integrados a la base de datos, en la cual se registran las transacciones de la organización. La base de datos así conformada puede servir de apoyo a los otros tipos de sistemas de información. Un sistema común de procesamiento de transacciones en todas las empresas es el relacionado con el área de contabilidad. Entre las actividades que automatiza se encuentra el procesamiento de órdenes de venta, control de cuentas por cobrar, inventario, cuentas por pagar y nómina.

2. Sistema de información gerencial o administrativa: (Produce reportes estructurados). Es un tipo de sistema de información que arroja reportes estandarizados en forma breve y estructurada. Apoya la gestión del personal de rango medio. Se diferencian de los sistemas de procesamiento de transacciones en que los primeros asisten o mantienen a la base de datos, en tanto que el sistema de información gerencial realmente hace uso de la base de datos. Puede requerir de administración de la base de datos que integre las bases de datos de los diferentes departamentos. El personal de nivel medio requiere en general de información resumida originada en distintas unidades funcionales. Es capaz de producir reportes predeterminados, con un formato previo ya determinado que presenta siempre el mismo tipo de contenido.

Existen tres categorías comunes de reportes en toda organización. Los reportes periódicos, que se producen a intervalos de tiempo regulares, por ejemplo, los reportes de ventas mensuales. Los reportes de excepción, que indican acontecimientos inusuales, por ejemplo, un reporte que muestre que la venta de cierto artículo se encuentre muy por encima de los pronósticos. Los reportes a solicitud, que son realizados por petición expresa, por ejemplo, cantidad de empleados, de sexo femenino, en un rango determinado de edad; es un reporte que no se requiere con periodicidad, sino en una situación ocasional, como la evaluación para la contratación de un seguro médico para los empleados.

3. Sistema de apoyo ejecutivo o soporte de decisiones: (Apoyo al análisis de situaciones imprevistas). Se diferencia de los anteriores, en que es una herramienta flexible de análisis que produce reportes sin formato fijo. Estos sistemas permiten a los gerentes obtener respuestas a problemas inesperados y relativamente excepcionales. Existen algunas decisiones que no son de naturaleza recurrente y que deben enfrentarse muy ocasionalmente o incluso una sola vez. Una decisión se considera no estructurada cuando no se cuenta con procedimientos claros, preestablecidos para adoptarla y no es posible identificar anticipadamente todos los factores a considerar en la decisión. Un factor clave en el uso de estos sistemas es la flexibilidad de definir la información necesaria. Incluso ocurre que conforme se adquiere información, el gerente requiera más información, dando un nuevo giro a sus requerimientos iniciales. Como se percibe, en estos casos, no es posible diseñar previamente ni el formato, ni el contenido de los reportes del sistema.

Este tipo de sistema debe brindar flexibilidad para que el usuario (gerente o directivo) pueda solicitar informes definiendo el contenido y la manera de presentar la información. El criterio de los directivos juega un papel importante en la toma de decisiones en problemas no estructurados. Los sistemas que dan soporte, se limitan a respaldar, pero no reemplazan el criterio del directivo.

Exposición 6

Otros sistemas de información.

Sistemas de automatización para oficinas: Los empleados de una empresa utilizan diversas aplicaciones, como procesadores de texto, hojas de cálculo y programas de comunicaciones para encarar tareas diarias y rutinarias de una oficina: envío de cartas, memorandos, relación de productos o servicios. Los sistemas automatizados de una oficina pueden constituirse a partir de aplicaciones comerciales básicas que pueden ser adquiridas en el mercado, en lugar de desarrollar hasta las más mínimas soluciones.

Sistemas expertos: Estos sistemas automatizan el proceso de toma de decisiones en un área específica, como diagnósticos médicos, mecánicos o revisión de historias de crédito para aprobación de solicitudes de préstamo. Los sistemas expertos tienen la capacidad de analizar datos y luego suministrar una recomendación que indica el curso de acción. Por ejemplo, un sistema de diagnóstico mecánico experto, puede proporcionar el diagnóstico más probable basándose en condiciones que presenta una maquinaria. La creación de un sistema experto requiere de una abundante colección de destreza y experticia humana en un campo específico que es recogido en una base de datos de tipo especial altamente detallada que se denomina base de conocimientos. Una pieza de software llamada mecanismo de inferencia, examina los datos disponibles, relacionados con la base de conocimientos y selecciona la respuesta más apropiada.

Sistema de trabajo en grupo (Groupware): Existen situaciones en que para la resolución de problemas complicados es necesario conformar equipos que se encarguen del asunto. Un sistema de apoyo de decisiones grupales permite el trabajo colectivo. Esto se consigue utilizando computadoras con software interactivo, que usa diversas tecnologías de telecomunicación, y permite la intercomunicación inmediata entre usuarios ubicados incluso en sitios lejanos. Estos sistemas pueden integrar programas que les permitan tener acceso a otros sistemas de información propios de la empresa para obtener información inmediata y especifica de, por ejemplo, producción, finanzas, ventas, y otros.

Visión de los sistemas de información.

Los sistemas de información computarizados forman hoy día parte imprescindible de la mayoría de las organizaciones. Contar con fuentes de información confiables, veraces y oportunas que ofrezcan un criterio para la toma de decisiones acertadas en beneficio de la organización es algo que todo gerente anhela. Los sistemas de información son los encargados de que el flujo de información en la organización sea adecuado, ofrecen la posibilidad de contar con información de calidad, que genera un mejor desenvolvimiento de todos los demás componentes de la organización.

Gracias a los nuevos adelantos tecnológicos los beneficios que aportan los sistemas de información se han extendido más allá de los límites de las instalaciones de la organización. Es factible que los sistemas de información del futuro mediante la incorporación de las mejoras tecnológicas de hardware y software, ofrezcan una mayor capacidad y abundancia de aún mejores opciones adicionales. Es claro que hoy se conforma una sociedad de la información que incorpora grandes avances tecnológicos en las telecomunicaciones y en la informática; velocidad, disponibilidad y conectividad, juegan un papel de vital importancia en las organizaciones actuales, que sin exclusión están obligadas a operar transmitiendo y recibiendo información, interna y externa para realizar sus actividades diarias. Es evidente que la capacidad gerencial se ha visto enriquecida con los cambios introducidos por el uso de tales innovaciones.

La gran mayoría de las organizaciones están conscientes que los mejores resultados se obtienen adaptándose a las nuevas condiciones del entorno, un entorno que se ha ido haciendo cada vez más cambiante, exigente y turbulento. Los desafíos organizacionales están influenciados por la innovación, la rapidez, servicio de calidad y mejora continua. La información sobre su actuación y desempeño le permiten evaluarse y reconocer sus fortalezas y debilidades para tomar los correctivos adecuados evitando navegar a la deriva logrando mayor acierto en la toma de decisiones.

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Exposición 7

FUNCIONES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN (Investigar un poco más este punto)

Existen diferentes funciones las cuales describiré a continuación:

 Procesar transacciones: guardar, almacenar datos.

 Definición de archivos: Almacenar los datos capturados de acuerdo a:

2.1) Estructura de almacenamiento adecuado

2.2) A través de un método que facilite el almacenamiento, actualización y acceso de datos.

2.3) Dispositivos apropiados: CD, diskettes.

 Mantenimiento de esos archivos: revisión periódica, actualizando la información; insertando, modificando eliminando datos.

 Generar reportes: Está produce la información requerida por los diferentes centros de información de la empresa a través de reportes en papel, en cintas y en diskettes o mediante el envío de señales electromagnéticas, digitales o analógicas a dispositivos receptores terminales. Entre los diferentes tipos de reportes tenemos los siguientes:

4.1) Reportes de errores: Es aquel tipo de reporte que informa acerca de las fallas presentadas por el sistema.

4.2) Reportes de actividad: Es aquel que informa de las actividades normales.

4.3) Reportes regulares: Son aquellos que se realizan semanales, anuales, mensuales, etc.

4.4) Reportes de excepción: Son aquellos que como su mismo nombre informan de situaciones excepcionales.

4.5) Reportes especiales: Son aquellos que surgen en situaciones especiales.

4.6) Reportes no planeados: Estos son que salen sin previo aviso, surgen en situaciones especiales o excepcionales.

 Procesar consultas: Las consultas interactivas hombre-máquina.

 Mantenimiento de la integridad de los datos: que se mantengan intactos los datos, que se mantengan la verdad, la veracidad y protección de los datos.

Exposición 8

Organización y Sistemas

En su intento por comprender y explicar mejor el funcionamiento de las organizaciones, diferentes disciplinas tales como la administración, la sociología, etc., han buscado una aproximación a través del enfoque de sistemas.
Se entiende por sistema a "un conjunto de elementos concretos o abstractos, que interactúan para el logro de un objetivo".
Puede concebirse una organización como integrada por un conjunto de componentes o partes las cuales trabajan coordinadamente (interactúan), para lograr un objetivo previamente fijado.
Esa organización se encuentra en estrecha relación con el medio que la rodea (medio ambiente), y esto se puede poner de manifiesto por las siguientes razones:

El objetivo de toda organización es el de satisfacer alguna necesidad del medio en el cual se desenvuelven.
Los recursos e insumos que la organización necesita para su funcionamiento, los provee el medio ambiente.
El producto o servicio que se genera en la organización, va el medio ambiente.
Cuando los productos o servicios satisfacen las necesidades del medio ambiente, éste contribuye a que la organización continué funcionando.

En virtud de lo expuesto se clasifica a las organizaciones como sistemas sociales abiertos con las siguientes características:

Dependen de los insumos que les proporciona el medio para poder mantenerse en funcionamiento.
Transforman los insumos en productos o servicios, a través de una serie de proceso.
Debe existir una información de retorno, del medio ambiente, esta información constituye un insumo según el cual el control del sistema es informado sobre las necesidades del medio y la forma como los productos del sistema las satisfacen dichas necesidades.
Existe una tendencia dentro de las organizaciones, hacia la super-especialización, esto se manifiesta a través de sucesivas divisiones del trabajo con la consecuente creación de funciones y cargos.

3. Modelos.

Cuando se intenta estudiar una organización, ante la imposibilidad de conocer todas las interrelaciones (Sobre todo entre el elemento humano), que se dan en ella, se recurre a una representacion simplificada de ella, que permita estudiar una caracteristica o un cojunto de ellas; se dice entonces que se ha construido un "modelo" de la organización.
El modelo y el sistema son sistemas diferentes. Existen partes y relaciones del sistema que no están en el modelo y viceversa.
Puede haber varios modelos de un mismo sistema, así, una maqueta, un diorama, una foto y un plano son modelos diferentes de un área geográfica.
La creación de modelos es una formas que el hombre ha ideado para tratar y estudiar la realidad.

Un modelo organizacional: puede lograrse una primera aproximacion al estudio de las organizaciones, formulando el siguiente modelo:

Qué	Fines, Objetivos, Metas,
Cuánto Cuando Con qué	Planificación
Quien donde	Estructura Organica
Cómo	Normas Procedimientos Reglas	Organización

El mismo puede ser explicado como sigue:
Una orgranizacion responde a un qué, esto es el objetivo hacia el cual ella se direge, el mismo es orientado a través de las politicas que se formulan en el nivel mas alto de la organización.
El objetivo de una organización no es estático, puede cambiar a lo largo de la vida de la misma y se logrará ese cambio por medio de reorientaciones y reformulaciones de políticas.

Para lograr los fines u objetivos se recurre a la planificacion l o cual no es más qie determinar, cuánto, cuándo y con qué.
Para que la planificacion se haga efectiva es necesario establecer quién y donde. La ordenacion de quién y dónde constituye lo que se ha denominado tradicionalmente LA ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN.
La parte importante del modelo es el de establecer el cómo se llevaran a cabo los planes, esto se logra a través de las normas, procedimientos y reglas. El conjunto de estructura y procedimientos es loque se denomina organización en un sentido organico. En la mayor parte de nuestras organizaciones falla alguna de las partes del modelo produciendo ineficiencias en el logro de los objetivos de los mismos.

3. Estudio del sistema actual

Rara vez se emprende el estudio total de una organización, sobre todo en organizacoines que ya están funcionando, lo más frecuentemente es que se plantee el estudio, creacion o reorganizacion de una parte de la organización, bien sea una unidad administrativa o un conjunto de operaciones tales como la elaboracion de la nomima, la incorporacion del personal, etc.
En todo caso lo que se pretende en intentar conocer como opera el sistema actual y efectuar los cambios necesarios de manera sistemática para lograr mejorar, o sustituir el sistema.
Para llevar a cabo n trabajo de esta naturaleza se necesita tener una pauta de operación; ninguna organización es igual a otra, ya que aún cuando tengan las msima estructura el elemento humano dentro de ellas las hace diferentes ya que introduce elementos coductuales y de comportamiento que el confieren ese carácter distintivo a la organización.
Así que para poder modificar un sistema o subsistema organizativo es necesario determinar cómo opera el sistema actual.
Especificaciones: para emprender el estudio del sistema actual se procede a:
Recopilacion de informacion: Recopilar la informacion necesaria de los diferentes tipos de usuarios del sistema.
Los usuarios pueden clasificarse como sigue:

Usuarios operadores: estas son las personas que hacen funcionar el sistema, en todos los niveles.
Usuario responsable: generalmente es un gerente, es el responsable administrativo o directo del sistema.
Usurio dueño: éste generalmente es una persona al más alto nivel, vicepresidente, rector, etc. No tiene porque coincidir con el usuario responsable.
Existe otro tipo de usuario: el usuario externo, este será el cliente o cualquier persona a ser servida por la organización o por el sistema.

Exposición 9

Tecnicas para Recopilar la informacion

Al recopilar la informacion de los diferentres usuarios se pretende:
A). Obtener o determinar los requerimientos de cada tipo de usuario para ver cuales son satisfechos por el sistema actual y cuales deben ser incorporados al sistema nuevo.
B). Determinar el grado, tipo y secuencia de participacion de cada usuario en el funcionamiento del sistema.
C). Objetivos del sistema, actuales y futuros.
D). Estructuras y relaciones.
E). Cambios que afecten o pueden afectar al nuevo diseño, ejemplo:

Cambios de requisitos
Cambios de tecnología
Cambios Sociales
Cambios en las personas
Cambios en los componentes o sus cantidades (cuentas por cobrar, inventarios etc.)
Cambios de costo

Instrumentos: para recopilar esta informacion se pueden utilizar diferentes métodos e instrumentos tales como:

Entrevistas
Observacion de actividades
Técnicas Audiovisuales
Cuestionarios (Encuestas)
Inspeccion
Simulacion

Entrevista: la entrevista es uno de los procedimientos de relevamiento de informacion mas difundidos y peor utilizados.
Existen diferentes modalidades de entrevistas; entre las más importantes en el trabajo de sistemas pueden mencionarse:

La entrevista estructurada
La entrevista no estructurada

La entrevista estructurada:Constituye un interrogatorio , para el cual se ha preparado previamente un conjunto de preguntas, las preguntas se formulan siempre en el mismo orden y en los mismos términos, el interrogador anota las respuestas en forma textual o atendiendo a un código.
La entrevista no estructurada:deja al entrevistado mayor margen de libertad e iniciativa, se utilizan preguntas abiertas, no hay formas estándar.
Generalemente al iniciar el estudio de una sistema se usa la entrevista no estructurada con los niveles directivos más altos, para detectar algunos aspectos importantes que permitan posteriormente elaborar el listado de tópicos para una entrevista
estructurada.
Para efectuar la entrevista deben tenerse en cuenta algunos detalles importantes a saber:
En el contacto inicial, establezca una atmofera agradable y de confianza, no adopte postura de sabelotodo ni de experto. Es necesario lograr la colaboracion del entrevistado y no el rechazo.
Aun cuando la entrevista sea estructurada es recomendable hacerls preguntas de una manera aparentemente informal, que el intrevistado no se sienta interrogado, el entrevistador debe evitar hacer gestos o expresiones que impliquen reprobacion, critica, sorpresa.
Las preguntas deben hacerce en un tono natural y aun cuando se tenga el cuestionario (cedula) de preguntas como referencias, evite el tono de lectura o interrogatorio.
Se debe mantener el orden de las pregunttas de acuerdoal cuestionario. (Esto no es válido para la entrevista no estructurada
Se debe dar a la persona entrevistada, suficiente tiempo para pensar la respuesta.
Para pasar de conjunto de preguntas a otro:
Se recomienda usar frases de transmision tales como; "muy bien", "bueno", continuando con….".
Si es necesario introducir un cambio en el cuestionario durante el proceso, debe dejarse constancia de ello.
No deben usarse frases que sugieran la respuesta, ejem.: ¿Cree ud. Que es mejor?, ¿Piensa ud. Que es fatal…?
Las preguntas deben reunir el requisito de ser neutras, ejem.: ¿Qué opina ud. sobre?, ¿Cuál es su idea acerca del punto?, ¿Cómo explicaria ud. la situacion ?
Para registrar las respuestas a la entrevista se recomienda:

Tener el cuestionario en una posicion que permita escribir y hace anotaciones sin distraerse.
Diponer los elementos de modo que pueda dominar visualmente al entrevistado y la encuesta.
Anotor todo aquello que pueda ser útil posteriormente, gestos, signos, de admiracion, disgreciones, etc.
Al concluir la entrevista debe dejarse establecido si habrá otras entrevistas.

Ventajas y limitaciones de la entrevista: la entrevista como todo instrumento tiene ventjas y desventajas, entre las ventajas pueden citarse:

Es una tecnica eficaz para averiguar que dicen, que hacen los usuarios al menos en el campo de los sistemas.
Las respuestas se pueden tratar estadisticamente.
Se puede lograr mayor porcentaje de respuestas en los cuestionarios a veces no se responde en absolutpo o se reponde sólo en parte.
Se puede repreguntar par aclarar respuestas ambiguas.
Se complementan las repuestas verbales con los gestos y otras manifestaciones de la comunicación no verbal.

Entre las limitaciones se pueden señalar:

Cierto subjetivismo al no otorgar la misma validez a la respuesta de acueerdo a la persona que responde.
Si la persona que entrevista o la que reponde tienen limitaciones en la expresion verbal, no se aprovecho la entrevista.
La informacion que se obtiene es estática (lo que la persona dice que hace).
El entrevistado puede no estar dispuesto a contestar. Puede bloquearse.
Puede responder insinceramente.
Puede ser sincero y sin embargo expresar la respuesta en la forma adecuada.

A pesar de todas las desventajas, la entrevista será para la persona que trabaja en sistemas, un auxiliar poderoso para revelar informacion acerca de procesos y procedimientos.
Observacion de actividades: los metodos de revelamiento de informacion se pueden dividir en estáticos y dinamicos, se denomina estaticos aquellos en los que las personas dicen lo que hacen, este es un corte estatico de sus actividades, el cuestionario tambien es un metodo estatico, sin embargo el relavatamiento a través de la observacion directa o la simulacion es un revelamiento dinamico, por cuanto se obtiene lo que realmente hace la persona en cada caso.
La obervacion puede tener varias modalidades.
Una de esas modalidades es la obervacion general: es aquella en l a cual se pretende obtener una vision global del medio ambiente del sitema, en este tipo de obervacion si se revela informacion sobre factores como:

Movimiento del personal y documentos en general
Tipos de maquinas y equipos de uso.
El ritmo de trabajo.
El nivel de desperdicio, de tiempo y recursos y sus posibles causas.
Número de asesores en el area.
Algunas apreciaciones sobre imprevistos y los problemas que pueden surgir.
Evaluar el grado en el cual un procedimiento se está llevando a cabo y cuáles son los factores que posiblemente requieran atencion especial.

Otro tipo de obervacion: es la que se lleva a cabo sore un personal seleccionado, ejemplo sobre los vendedores, los oficinistas, el personal de almacen, profesores, bedeles, o sobre aquel que labora en cualquier otra actividad especifica.
En este tipo de obervacion se tratará de determinar:
- La cantidad de tiempo perdido usado en cada tarea o actividad (se usaran funciogramas).

Tiempo usado en llevar formularios
Tiempo empleado en el uso del telefono.
Tiempo usado en traslados y otros movimientos.
Tiempo usado en tareas de archivos.

Este tipo de obervacion no implica medicion de tiempos y movimientos como se utiliza en estudios de eficiencia, ya que en ese tipo de estudios se traa de determinar estandares de tiempo par cada operación, en la observacion de la que aquí se trata lo que se pretende es obtner un valor aproximado de cuan productivo es un trabajador o una tarea, cuál es la estructura u organización de trabajo de una unidad administrativa, si hay superposicion o traslape en las tareas, funciones y cuan importante es la cantidad de tiempo dedicada a cada tarea o actividad.
El tercer tipo de observacion es el de la ruta o camino que sigue un documento o forma, qué pasos sigue, a qué procesos es sometido y por quién, en esta parte encontraremos un valioso auxiliar en los graficos y diagrmas como se verá mas adelante.
Algunas caracteristicas caracteristicas de este método de observacion son:

Hay menos posibilidad de perder o dejar de observar actividades relacionadas con formas (formularios), ejemplo: chequear, analizar, calcular, archivar, etc.
Las unidades administrativas a través de las cuales pasa la forma, están indentificadas y es posible establcer las idas y venidas e incluso medir los espacios recorridos.
Las demoras y retardos pueden ser determinadas y computadas.
Es mas facil identificar la fuente y el destino final de cada documento.

Tecnicas audiovisuales: en casos muy especiales (sobre todo en procesos productivos) en los cuales el proceso o procedimiento está construido por un gran numero de movimientos, se pueden utilizar peliculas, videos o cualquier metdo que permita grabar el proceso y luego someterlo a un analisis detallado; este metodo se utiliza para analizar la coordinacion de equipos deportivos en accion, puede ser aplicada tambien para analizar los movimientos en almacenes, puestos de despacho de mercancias, taquillas de atencion al publico, departamentos de procesamiento de datos.
Una modalidad de este tipo de tecnica es la llamada micro-movimiento en la cual se filma el proceso a velocidad normal y luego se proyecta en camara lenta o a velocidad menor, incluso se analisa cuadro por cuadro.
Este caso especial se aplica para el estudio de operaciones de maquinas de contabilidad, terminales, etc.
Existen otras variantes como la cronociclografia, o fotografia de larga exposicion con flash intermitente, el cual permite fotografiar las manos de un operador pero ya este tipo sale de los limites del trabajo de sistemas.
Cuestionario (encuesta) el cuestionario en sistema puede ser utilizado como ayuda o complemento de ls entrevistas y obsrvaciones personales.
Los cuestionarios se clasifican de diferente formas de acuerdo a variados criterios, asi encontramos que de acuerdo a la presencia o no del encuestado hay:

Cuestionario de respuesta directa que son los que se utlizan en las entrevistas estructuradas.
Cuestionarios de respuestas indirectas tambien llamadas encuestas po rcorreo.

De acuerdo que las respuestas esten prestablecidas (codificadas) o no, se tendaran:

cuestionarios precodificados: en los cuales el encuestado solo debe señalar la respuesta con una cruz o palabra, se dice que es un cuestionario de preguntas cerradas o de preguntas en abánico con alternativas multiples.
Cuestionario postcodificados, son aquellos cuyas respuestas son libres, preguntas abiertas.

Preparacion de los cuestionarios: de acuerdo a la forma de las preguntas, se clasifican en:

Preguntas Abiertas: de las cualesse habló en la entrevista no estructurada.
Preguntas cerradas dicotómicas: aquellas que se responden marcando; si; no; con opinion, sin opinion, etc.
Preguntas de eleccion multiple:
- con preguntas en abanico: estas son preguntas cerradas con varias opciones a escoger.
- Preguntas de estimación: son preguntas cerradas con varias opciones hay un grado de intensidad creciente o decreciente.

Otras indicaciones sobre cuestionarios: en la elaboracion de cuestionarios es recondable:

incluir sólo preguntas relacionadas con el problema. (Más adelante se darán indicaciones al respecto).
No redundar incluyendo preguntas cuyas respuestas se pueda obtener en otras fuentes con mas exactitud. (se veran esas fuentes más adelante)
Las preguntas deben ser de facil comprension.
Las preguntas deben guardar secuencia lógica.
Las preguntas no deben ser muy numerosas, sobre todo cuando las encuestas van dirigidas a usuarios responsables o usuarios dueños ya que estos carecen de tiempo para responder cuestionarios.
Las preguntas no deben sugerir las respuestas.
Se pueden utilizar preguntas de control, (especialmente en las entrevistas no estructuradas) para verificar la veracidad de determinadas respuestas.
Deben incluirse en el cuestionario algunas secciones o partes tales como:
- Presentacion: en esta parte se explica la finalidad y objetivos del mismo. Tambien en esta parte se pide la colaboracion de los funcionarios o encuestados y se presenta al ente o unidad que efectúa la investigacion.
- Instruciones para responder el cuestionario.

Ventajas y limitaciones del cuestionario: entre las ventajas se pueden mencionar:

Menor costo que la entrevista y otras tecnicas
Menores gastos y uso del personal y mayor cobertura respecto al número de personas y área física.
Menor peligro de distorcsión en las respuestas, así como mayor tiempo para reflexionar los mismos.

Entre las limitaciones se pueden mencionar:

No se pueden solicitar aclaratorias a ciertas respuestas.
Dificultades para verificar la informacion.
Pueden haber un gran número de cuestionarios no respondidos.

Datos personales

jueves, 19 de mayo de 2011

Carta para solicitar colaboración en levantamiento de información

Levantamiento de información

lunes, 9 de mayo de 2011

ORGANIGRAMAS

lunes, 18 de abril de 2011

jueves, 24 de marzo de 2011

Seleccion de los equpos de 5to D para las exposiciones de sistemas de información

Selección de Equipos y sus respectivas exposiciones y fechas

Temas para las exposiciones de Sistemas de Información desde el lunes 24/03/11